为进一步规范广东特困人员供养服务机构入住老年人档案管理工作，确保集中供养特困老年人档案的完整性与安全性，日前，省民政厅印发《广东省特困人员供养服务机构入住老年人档案管理工作指引》(以下简称《指引》)。
《指引》明确，集中供养特困老年人档案资料可分为基本信息类、健康管理类、财务类、其他类共4大类。其中，基本信息类和其他类的档案保管期限自服务协议期满后不少于5年;健康管理类档案保管期限自服务对象最后一次就诊之日起不少于15年;财务类档案资料的整理、保管期限，可参考《会计档案管理办法》。
《指引》所称特困人员供养服务机构是指依法办理登记且在广东省行政管辖区内，为集中供养特困老年人提供全日集中住宿和照料护理服务的社会福利院、敬老院、公建民营和接受委托供养的其他养老机构。
在责任主体方面，《指引》强调，特困人员供养服务机构入住老年人档案需实行统一领导、分级管理的原则。各供养机构履行集中供养特困老年人资料收集、整理、归档和移交等工作的主体责任，应安排专(兼)职人员履行集中供养特困老年人资料收集、整理、归档和移交等工作职责。镇(街)负责具体指导辖区内敬老院等机构老年人档案管理工作，帮助机构完成整理、收集等工作。地级以上市、县级民政部门负责本行政区域内特困人员服务机构入住老年人档案管理工作的指导、监督和检查等工作。省民政厅负责全省特困供养人员服务机构入住老年人档案管理工作的指导和监督。
《指引》明确，集中供养特困老年人档案不得外借。其他机构和个人确因工作需要查阅档案，必须凭单位介绍信、单位证明或个人有效证件(身份证)等证明材料，并经供养机构负责人审批，办理登记手续后方可提供查阅。属于进档案馆范围的集中供养特困老年人档案(包括电子文档)，应依法依规依程序向当地档案馆移交。
此外，《指引》还规定，地级以上市、县级民政部门要结合本地实际，每年须对特困老人的基本信息类、健康管理类、财务类、其他类档案进行不少于一次督导检查，及时查漏补缺。
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